时间管理的本质-二

时间管理的起点——高效行动

案例

****情景分析：小艾的一天****小艾在大学毕业后进入一家国有企业做文秘，工作时间已两年有余。过往的人生经验让她信奉这样一个原则：deadline（截止日期）是第一生产力。不过这次，似乎截止日期也救不了她了。
****第一幕：早上7:00。又是周一，闹铃响起。*下面的对话，都是小艾心里的自言自语。（想）又该起床了，今天我该去跑步了，不然以前的裤子都穿不上了。（感受）好讨厌周一。好困啊，这么冷的天比较适合睡觉，晚上再跑也没关系。小艾按掉手机闹铃，但她再醒来时已经八点半了。她睡眼朦胧地看了一眼时间，就惊得坐了起来。（想）我的妈呀，八点半了！看来做早餐是来不及了。小艾用最快的速度收拾了下自己，小跑出了小区后，便打车奔向公司。 *第二幕：早上8：59。滴！打卡成功！*小艾刚刚好没有迟到，趁领导还没来，她就去楼下的便利店吃了早点。回到自己的办公桌后，小艾握紧双拳给自己打气。（想）我要开工啦，加油加油！（想）今天一定要完成刘总要求的提案，明早上班刘总就要看。（感受）但是提案好难啊，早上不如干点轻松的活儿热热身，不是有一堆发票还没有报销么，今早先报销吧！（想）也对，早上就干点轻松的活吧！时间很快就到中午12点，小艾伸了个懒腰，觉得今天早上似乎过得很充实，于是去吃午饭，午饭过后便午休了。 *第三幕：下午2点。工作，我来收拾你们了！*上班后，小艾先把提案所用的资料整理好。王经理突然跑过来，让小艾整理一份月度工作报表，后天给他。（想）刘经理的提案明早就要交，时间比较紧急，王经理的报表先缓一缓吧！（感受）柿子先挑软的捏，王经理的报表比较轻松，先易后难，不如先用它练练手。（想）想想也是，王经理的报表应该很快就能写完。小艾写完报表，准备写提案时，她觉得动笔困难，不是走神，就是东想西想。没多久就下班了，小艾拿着没写完的提案回家加班。 *第四幕：晚上七点。家，我回来了！****（想）吃完饭我是不是该准备写提案了？（感受）吃饱了有点困，今天《奇葩说》更新了，先看再写也不迟。（想）嗯，上了一天班，也该劳逸结合。不过我好像今天还没跑步。哎，我真的是拖延症患者。这是病，得治！（感受）急不来的，来点薯片解解压，如何？（想）嗯嗯，我正好想吃薯片。晚上10点半，看完《奇葩说》后，小艾终于开始心急如焚地写提案，但微信朋友圈的推送消息又让她分心。凌晨2点时，工作提案才完成一半，但小艾真的无法继续熬夜了。于是，她躺到床上，在手机上定了一个明早6点的闹钟，想着明天早点起来写好另一半。小艾的一天就这样过去了。明早六点，她真的能起来吗？
*总结 :* 缺乏行动力，而这种缺乏的罪魁祸首就是拖延。在不想行动的时候，拖延给了我们一些理由，让我们心安理得。但从长期看，我们定会为此付出代价。而越是经常拖延，则越可能在面临新任务时拖延

在上图中，“自我”的小人想走A路线，达成长远的目标，最终收获大树上的果实（即长远利益）；而“感受”的小人想走B路线，获得眼前的快乐，不断采摘路边的小花（即短暂利益）。要想获得大树上的果实，需要付出一定的努力。而路边的小花，不用怎么费力就能摘下来。这时，“我们”和“我们的感受”之间，就需要商量好，然后选择一条路线。一般来说，“我们的感受”更容易说服“我们”.

可以发现，小艾的案例中，她被自己的感受主导了多次，就像下图中“感受”小人拉着“自我”小人走了B路线，去采小花，忘了大树。

在生活中，这种情况也数不胜数。如何才能夺回自己的控制权？我们往往认为，有行动力的人，自控力都很强，这样才能用意志力说服自己的感受，拉着自己的感受上路。

启动力

321原则

举例来说，假如你正葛优躺着看电视，突然想起来要把脏衣服从楼上拿下来放进洗衣机。一般来说，这个时候如果再考虑个十秒钟，我们就会马上给自己找各种理由，拖着不去做了。所以，当下需要做的就是，心里倒数：3，2，1，然后马上站起来。走过去拿衣服，你就会惊奇地发现自己像进入了自动化模式一样，真的行动起来了
*总结：*****自我暗示 , 通过3 , 2 , 1 的暗示 , 迅速进入状态****

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举个例子，早上闹铃响了，我们的目标是起床锻炼。但接下来，我们通常不会直接起床，而是会生出各种各样的想法。我们可能会想：“今天天冷，起来容易着凉，不适合锻炼，再睡一会回笼觉”“昨晚睡的晚，我再睡一会，晚上锻炼也来得及”“今天是周末，可以多睡一下再去跑步”……也就是说，“自我”和“感受”会像下图一样吵起来
不管是什么原因，最后都会导致追求舒适的感受占据上风，从而决定了赖床的行动。而自我的目标和行动之间的关系本来就很简单，你发现了有什么目标，就应该直接去做。运用321法则，就是在你产生目标，感受上还来不及反应的时候，就先一步行动起来。“动起来”这一点非常重要，只要你动起来，阻扰你的感受就明显变弱了很多
像这样，感受还没酝酿到位，你就已经迈出了第一步，它不得不先跟着你走。另外，321法则一定要记得及时发动，如果等感受反应过来再用就难以生效了。为了及时发动，我们可以提前设定“大脑开关”：“如果发生了某件事情，就立马发动321法则”
*总结：* *我们不应该太在意自己的感受*****而应该在意自己的目标*****并直面现实*

捆绑策略

我们看看如何通过提高短期自控能力的方式，获得启动力,这个方法叫“捆绑策略”，它通过重新描述现状，在当下就考虑到未来可能做出的所有行为及其代价，让我们有更大的机会面对现实，战胜肤浅的感受
*总结：*****联想法 ,如果不去做这件事情长远来说如**”**蝴蝶效应**”**一样 影响后面的事情****

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我们还是用早上起床为例。到了早上起床的时间：我们的目标是早上早点起床，然后去锻炼，但我们感受上希望多睡点懒觉，只要上班不迟到。这时，你可以对自己说：
就像下图一样，由于“捆绑策略”增强了自控力，所以“自我”的小人推着“感受”的小人跑
*总结：* *假如未来每天都跟着感觉跑，*****你真的愿意吗？****

简化原则

还有一种情况容易导致失去自控力，那就是想做/要做的事情太多的时候 : 这个原则的意思是说，只要是有价值的事情，不要纠结这件事情的价值多少，就直接去做。哪怕是花一分钟时间背两个单词，也是在积累价值，比犹豫拖延要强得多——拖延的时间都足够背几十个单词了。有了这个理念，我们便不会再“难以选择”。 *总结：*****简化原则*****行动起来*

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比如终于等到周末放假， 你有好多计划：看书、练琴、写作。这个时候，由于你缺乏明确的目标，很可能就进入自动化的拖延状态。就像下图中“自我”的小人，由于路线太多，而不知道去哪里，就又容易被“感受”的小人拖走了.
由于我们很难判断两个事情哪个更重要，比如两本书看哪一本更好，于是在犹豫中寸步难行，最后走上拖延的道路。想要改变这样的情况，就要学会做出选择。下面这个原则可以帮到你：
这个原则的意思是说，只要是有价值的事情，不要纠结这件事情的价值多少，就直接去做。哪怕是花一分钟时间背两个单词，也是在积累价值，比犹豫拖延要强得多——拖延的时间都足够背几十个单词了。有了这个理念，我们便不会再“难以选择”。就像下图中，“自我”的小人因为只有一条明确的路，所以能快速地拉着“感受”的小人往上走
*总结：简化原则——只要我们去积累价值，无论这件事情的收益多少，我们都能聚沙成塔。所谓成功的人生，就是这样无数个或大或小的价值，累积而成的结果*

行动力

不难发现，这些提高启动力方法有一个共性 :

所以，我们还可以自由发挥，设计出其他满足这个共性的方法，从而增加行动力。比如再举一种方法：让“感受”得到“小花”更加困难，就变相地增加了让“感受”走向“果实”的机会

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所以说，基于“拖延模型”，希望大家不但能够用课堂上学到的3种方法，也能在此基础上，灵活自创其他方法，让自己获得行动力.为什么这些小小的方法这么有魔力呢？这些方法提炼于一些神经科学原理，我们做这些动作，本质上影响了大脑的前额皮质（prefrontal cortex），即大脑里负责行动和注意力的部分，以促使我们做出行动。除此之外，这些方法还刺激了我们的基底核（basil ganglia），也就是位于大脑皮质底下一群运动神经核，从而降低了发起行动所需要的活化能（activation energy）。
到这里，我们学习了行动模型，以及如何产生“启动力”，但是，如果不能持续产生行动力，即使有了“启动力”也只是昙花一现。就像下图中，走到一半的“感受”小人，不乐意了，开始拉着“自我”的小人往回走
也就是说，我们虽然产生了启动力，但如果不能维持，就很容易被我们的感受拉回它想要的路线上。比如你用321法则让自己去写年终总结，结果写了5分钟就不耐烦了，这种情况该怎么办呢？
通常来说，拖延者因为拖延了一个重要的事情，后面时间来不及了，不得不补上，但拆西墙补上了东墙，西墙又得补。这是因为在补欠下的事情时，其他重要但不紧急的事情，也变得紧迫起来。补了一圈又一圈，最后让人精疲力尽——这就是拖延的负循环
*总结:* *本来拖延的过程是为了躲避压力，但拖延的恶果又让人产生一系列负面感受，比如愧疚、懊悔、焦躁。最后的结果是，我们不但没有因为拖延而缓解了压力，反而积累了更多负面感受，让我们压力更大。这些感受带来的压力，又更容易让人进入下一轮拖延，最后越来越不自信。改变拖延怪圈，获得持续行动力的关键，就是要从根本上让“自我”和“感受”达成一致*

持续获得执行力（1） :

还有一种情况容易导致失去自控力，那就是想做/要做的事情太多的时候。

比如说，把大任务拆解成小任务，然后每完成一个小任务，就能从中得到成就感（如图中的小花），从而奖励自己的“感受”。我们以“写年终总结”为例：年终总结任务分解1.通过资料和周报，回顾工作内容和工作成果2.确定年终总结PPT的整体构成和页面分配3.挑选模版，搭建年终总结的PPT框架4.写完PPT的第一个部分“工作情况”5.写完PPT的第二个部分“经验分享”6.写完PPT的第三个部分“未来计划”7.完成PPT相关数据填充和表格制作8.检查并重新编写不足和不适当的部分9.最后确定内容是否全部完成像这样，看起来是不是容易完成多了？甚至，我们可以在完成每个小任务后，主动给自己一些奖励，比如散步放松、吃点零食等等。像这样，自我的目标和感受的目标都落在同一条路线上，就自然形成正循环了。
*总结:* *让自我和感受欢乐地*****走在同一条路上****

持续获得执行力（2）

在攻破了短期获得行动力的方法后，我们再来看看如何长期获得行动力。

要想获得长期的行动力，我们需要记住武林江湖的一句话“天下武功，唯快不破”。在时间管理的江湖里，“快”和“早”就是你获得长期行动力的利器。快指的是提高做事的【效率】，早指的是能【提前】就提前。效率和提前是一个整体，效率会带来提前，提前也会带来效率，从而形成正循环。这个原则虽然听起来老生常谈，但只要具体落实，就能产生显著效果。我们来看几个具体的案例。（一）提前思考在正式工作之前，你就应该先发制人，提前思考，未雨绸缪。例如你可以提前预料障碍和困难，想到相应的对策。比如在前一篇文章的案例中，同事叫小任去会议室讨论给客户的方案时，他说 ：****小任的案例*小任：我想，我们现在的提案还没和客户沟通过，没有充分了解过客户的想法，有被否决的风险。小任：老朱说他明天会再次拜访那个客户。如果先让老朱去了解下客户对这些提案的想法，我们在确定具体提案时就更有针对性了。小任：所以我们可以把初步方案中的思路提取出来，再将一些关键的点整理成一个问题清单，让老朱明天和客户碰一下。可以发现，因为有了【提前】思考，小任就避免了提案被否决重做而耽误的时间，其实算是从另一个角度增加了【效率】。另外，小任在完成上午工作后的零碎时间，又继续思考：*小任的思考****老朱带回的反馈有哪几种可能？这几种结果发生后，分别需要对方案做怎样的调整？最糟糕的情况是什么？万一发生了，如何应对？现在可以提前准备吗？有了这些【提前】思考，又便于小任在未来制作方案时提高【效率】。（二）提高效率工作中，可以不断改进，提高效率的方向是无限的。就拿打印文件来说，上个月我有份文档需要打印50份，每份文件3页，并且需要修改每一份文件的标题序号。我最初是这么做的：复制文档>>打开文档更改标题（加序号）>>打印>>等待打印>>走几步路拿回打印的文件>>装订>>（继续下一份文档……）打印了两份后，我就觉得这样做效率不高。接下来，我开始尝试提升效率。改进如下：1.通过百度寻找解决方法，例如搜索“如何批量重命名word文档标题”，最后找到了合适的答案。2.不再使用复制文档并改文件名的方式，而是把50份文档都制作在同一个Word内，也就是150页。3.使用Word自带的功能批量重命名文档内的50个标题，并且实现了每个标题序号递增。4.连续打印150页改好标题的文档再去装订。这样一来，我的效率直接提高了数倍。接下来的装订和整理工作，我也用了同样的思维去提高效率。比如说装订步骤，刚开始是先分好页，然后再装订，感觉速度较慢。因为3张纸比较薄，装订并不需要太用力，我就换了一个更小巧的，手掌大的订书机,这样我就可以把订书机拿在手上，一边分页一边装订，装订效率又提高了两成。其实还有更多细节，不过这里我主要是为了强调：在生活和工作中，虽然很多人已经认为自己把事情做得非常熟练了，但可以继续提高效率的地方，仍然是无穷无尽的。
当你将【效率】和【提前】融合在一起的时候，就能产生奇妙的正循环效应。（三）“快+早”形成的正循环效应当你秉持着“早”和“快”的原则来推进工作的时候，工作本身就会朝着良好的方向自然发展——做事进展会越来越快、做事的成果也会越来越丰富。这是因为，提升了做事效率之后，我们就更容易把握到做事的关键。以工作为例，提高工作效率，就更容易感知到，手上的工作应该把握哪些关键人物、和谁保持沟通、和谁确认需求、遇到问题应该向谁求助、有哪些可以参考的方法等【关键节点】。另外，“快+早”还能让我们面对意外的时候也更有抵抗力。因为时间充裕，我们可以没有压力地完成额外的任务，或解决突发事件。只要坚持下去，这种“快+早”形成的良性循环，效果就会越来越明显。
*总结:*****因为，“感受”和“自我”能够在这种正循环中，长期相互激励，不断上进****

总结