时间管理

l 案例

我精心为自己规划了一天的时间，从起来到躺下，而且劳逸结合，我觉得挺科学 , 感觉和小艾一样，但是在早起上我就跪了，按了闹铃后八点才起，觉得有些挫败，就放弃了跑步。下午梳理工作的时候，又发现重要的资料给忘在了公司，心里烦躁，就开始刷起了朋友圈。晚餐后，去散步时看到路边有下象棋的，我蛮喜欢，就看了起来。几盘过后，已经是晚上十点了。所以，当天洗漱后回顾一天时，觉得自己好懒啊，就没了做第二天计划的心情。那样明早就可以睡懒觉了吧，所以，晚上也不用早睡，那就熬夜追剧吧……最后，书只看了一半，总结也没写
情景分析：大学时代的时间管理其实，刚进大学时，很多同学就想“一定要好好过这四年”。为了让自己的每一天更加充实，他们开始制定每日的时间规划

看上去排的挺充实的,但这样规划有明显的缺陷，试过几次之后，你就会发现一周都坚持不了。这是为什么呢时间表的缺陷 1.如果时间表上的某一项任务没有完成的话，会连续影响到之后的任务，而且还会带来“失败感”的消极情绪。 2.其次，固化的时间表一般只能用在高度流程化和可预计的工作上，一旦临时加了任务，就很难灵活调整。 3.更为可惜的是，时间表只是在规定什么时间做什么事情，而没有关注时间成果。比如计划阅读1小时，却心不在焉地只读了十几页。可以发现，就算我们完成了时间表上的任务，也并没有进入时间管理的【正循环】

学生时期改进时间管理方法

这对我的启发是：时间管理不意味着被时间束缚，而是通过时间去试探自己的极限，实现生命更大的自由我觉得自己还没有毅力像柳比歇夫一样，把整天的事项记录成时间日志，然后统计分析来管理时间。于是，我便开始用待办事项卡这种更简单、可操作的方法来规划每天要做的事：

如果按照上面的表格来安排周末的话，我们的时间就很灵活，就算被别的事情打扰，我们也能从容应对了。可能你会好奇，既然时间灵活，为什么还要写出预估时间呢？其实，写预估时间，是为了让我们对自己做事的效率产生精确的感知。比如，同一本书上次1小时读了40页，这次1小时读了70页。假设全书难度相当，你就可以推出自己的效率有提高。就这样，我在每天睡前都写好第二天的待办事件卡，第二天完成一个便打一个钩。因为每次打勾都有很强的成就感，所以很快就养成了这个习惯，直到大学毕业。这也就是我在上一篇文章中介绍的持续形成激励感，让“自我”和“感受”走在同一条路上。
*总结:***我们应该规划的是事件,***而非时间。*

2. 工作中的时间管理 - - 番茄工作法

番茄工作法


番茄工作法是一种用于专注工作的时间管理方法，方法如下：*注意事项***1.番茄法仅适用于个人专注时间，不适合娱乐、外出、沟通讨论等场景；***2.使用番茄钟之前，请确认自己的时间不会被打断。* 《番茄工作法》1.设定一个25分钟的闹钟；2.默念三二一（321原则），开始全身心投入工作；3.用专注的状态高效工作25分钟，不允许走神；4.如果做到了步骤3，就完成了1个【番茄钟】；5.如果在25分钟内走神/被打断，则【番茄钟失败】，回到1重新开始；6.每完成1个番茄钟就休息5-8分钟，然后用321法则开始下一个番茄钟。番茄工作法的精髓在于，它能帮我们大脑保持专注，让每一分钟都格外有效率。你可能会发现，全神贯注的25分钟完成的事务，平常状态也许要花1个多小时。另外，之所以设定25分钟的时间段，是因为我们既可以短时间内保持注意力集中，又可以在短时间内完成目标，得到满足感

可以发现，执行番茄钟也可以形成一种时间管理的【正循环】，让自我和感受走在同一条路上。不仅如此，结合昨天的“任务分解”方法，番茄钟就更强大了

可见，番茄钟除了可以帮我们更为细致地分解任务，以持续得到激励，还能让我们养成一种预估做事时间的思维。所以，每个工作都可提前写下预估番茄钟个数，在实际完成后写上实际所用番茄钟个数。当下次拿到相似的任务时，你就很清楚大概需要花费多少时间了。长期下来，你甚至能知道自己每天能完成多少任务、每周能完成多少任务、每月能完成多少任务、每年能完成多少任务。这种对时间的感知，能帮你追求以及分解更长远的目标
*总结:* **番茄工作法的好处。1.促使我们大脑专注运转，让每一分钟都格外有效率。****2.帮我们更为细致地分解任务，以持续得到成就感激励。***3.让我们养成一种预估做事时间的思维，有助于追求和分解更长远的目标*

3. 工作中的时间管理 - - GTD时间管理系统

一般来说，我工作饱和的时候一天能完成15个番茄钟。大家在刚开始练习这个方法的时候，建议先定一个小目标：每天完成4个。另外，搭配“GTD时间管理系统”，番茄工作法还能再次升级

GTD是什么？——GTD是“Getting Things Done”（把事情做完）的缩写，它是一种高效处理事务的流程。该流程源于David Allen的著作《尽管去做：无压工作的艺术》快速进入“快+早”的时间管理正循环。虽然这套系统看上去复杂，但使用后会发现其实并不难，即使是刚学习时间管理的同学，也能有较为明显的效果。以下是我用到的工具：

它们的功能如下：A4活页本：把打了孔的A4纸装订成册A4纸张：按照模版打印A4纸（课堂最后会给出所有模版）打孔器：给A4纸打孔小便利贴：用来记录待办事项**A4纸模版**A4纸-收集箱：用来收集新的待办事项A4纸-今日待办：用来收集当日待办事项A4纸-今日完成：用来记录当日完成的事项和每日复盘A4纸-周总结：用于每周复盘和奖励
（一）清空你的大脑在处理每天的事务时，总有很多干扰因素分散我们的注意力，以至于我们没有足够集中的精神去关注更重要的问题。GTD流程第一步就是帮我们清空大脑

如图中红框的部分，每当头脑中出现引起你注意的事件，你先做一个小判断“这件事情是否能在2分钟内完成？”如果可以，那你就立马执行——2分钟就能完成的事情，不要拖延。*注意：不要执行短期“诱惑”，比如“再看一眼朋友圈”这种想法应该直接丢弃。*
如果不能在2分钟内完成，那就把它们随手都写下来，然后分门归类到收集箱中，再思考每件事的意义，考虑应该怎么做。这个环节，我会把待办事项直接写在便利贴上，然后贴在A4纸-收集箱，如果是当天就需要完成的事情，我会直接贴在A4纸-今日待办。A4纸-收集箱分成长期和短期，其中短期的收集箱，用来存放预计本周内会去完成的事项，而长期的收集箱可以存放未来的打算和想法
*注意：写的事情应该是可以执行的明确目标。比如“让朋友小芳开心点”不是一个明确的目标，而“送小芳一只她喜欢的口红”则是明确的目标*

（二）今日待办

每天一早，我就会先思考今天要做什么，把一些收集箱中的待办事项便利贴转移到A4纸-今日待办

如果发现有遗漏的，或临时想起的，我也会写出便利贴，贴在今日待办或收集箱中**注意：我不会将太多事项贴在今日待办，而是先贴上少量事项，等做得差不多了，再补充贴上一些事项。否则容易造成自我期待过高的被动局面。**可以看到，今日待办分成两栏。左边是不固定时间的区域，右边是时间轴。我会把需要固定时间的事项贴在右边时间轴附近，例如“参与每周选题会”将在下午3点开始，我就把事项贴到时间轴对应时刻上。不固定时间的事项就放在左边

（三）今日完成

接下来，一天的生活就开始了，固定时间的事项，我会在那个时刻完成，不固定时间的事项，我会根据3个问题来判断当下要做什么。我现在有多少时间？我现在有多少精力？什么事情比较重要？根据这3个问题，我会灵活地从今日待办的事件区域中选择一件来完成。每完成一件事，我都会把它从今日待办转移到“今日完成”表。如果是用番茄工作法完成的事项，还会做上一个数字记号，代表花费的番茄钟数量
像这样一天下来，我就得到了一份当日记录。在晚上睡前我还会对今日情况做一些复盘，为了能在未来做到更好

（四）本周总结

连续完成一周的“今日完成”后，就可以开始周总结了。同时，我会在周日晚上统计本周的番茄钟数量，兑换上周日和自己约定的奖励
注：提前和自己约定奖励，可以让“自我”和“感受”更长期地走在同一条路上。我习惯于用番茄钟数量来兑换奖励。不过这因人而异，同学们可以设定适合自己的奖励方式，比如每天给自己打分，累计xx分兑换xx奖励

回顾一下GTD流程：

清空你的大脑→今日待办→今日完成→本周总结。

GTD流程的根本目的在于使得我们在任何一个给定时间，能够做出最好的选择：现在要采取哪个行动。这样我们做任何选择的时候都非常明白这个是现在最应该做的事，而不必担心有什么重要的事情没做。我们的心态就永远平静。结合番茄工作法和“今日完成”，这套系统还能产生不可思议的作用。我每月都会把这个月的“今日完成”装订成一本日志。长期下来，每两年的时间日志就能塞满一个文件夹。

l 案例明明妈的一天（1）

明明妈在广州，是一位普通的职场妈妈，和大多数家长一样，白天要上班，在家大部分时间都投到做家务和照顾正在上幼儿园的明明。下面，是她的一天。第一幕：鸡飞蛋打的清晨六点的闹铃准时地响起，明明妈妈需要起来为一家人准备早餐了睡眼惺忪的爸爸搂着儿子走到客厅，妈妈火急火燎地把他们推进卫生间。明明爸：快点快点洗脸刷牙，爸爸你洗完去热一下牛奶！到了七点，一家人已经都洗漱好了，围坐在饭桌前。明明：妈妈，我想吃荷包蛋！昨天早上就是水煮蛋，我已经不想吃了！明明妈：好好好，明天给你做，今天就将就一下。明明嘟着嘴吃完了饭，好说歹说也只肯吃蛋白，剩下了蛋黄。饭后，明明妈收拾完碗筷，从厨房走出来。明明：妈妈，我不想穿校服。明明妈：不行！明明爸：老婆，你看见孩子的水杯了吗？明明妈：水杯昨晚不是你洗的吗？你自己找，别什么事都来问我。明明爸：我就问问你，干嘛这么大脾气。明明：妈妈，妈妈，我不要穿这件毛衣，给我换一件！明明妈（想）：真的是，两父子都不让人省心。其实，这样的早晨，对明明妈来说，每周都有一两天。只是由于她一直没有记录，所以，这些手忙脚乱的早上可能还会持续很长时间，一错再错。而这，其实是可以避免的。第二幕：匆匆忙忙的早上明明妈已经工作了七年，是公司里的销售部部门副经理。她来到公司后，看了下自己前一天写下的待办事项：图片12.png
：晚安。看到这里，你可能要再说一遍：妈妈们真的很辛苦。我的妈妈这么多年来肯定也不容易

l 案例明明妈的一天 - - GTD规划后（1）

明明妈在广州，是一位普通的职场妈妈，和大多数家长一样，白天要上班，在家大部分时间都投到做家务和照顾正在上幼儿园的明明。下面，我们来看下她可以怎样度过一天

其次，她将“收集箱（短期）”中计划明天完成的便签转移到“今日待办”

如果有了这份待办后，明明妈的一天的收获又会是怎样的呢？由于提前知道自己第二天晚上要去看话剧，所以当天晚上她就和老公沟通好。第二天早上，一家子还是被明明弄得鸡飞蛋打。明明妈也还是请了假回家拿衣服送到幼儿园。下午，她还是由于培训会的时间太长而导致去客户C那迟到。而晚上，除了没和老公吵之外，和没做规划的情况差不了多少。你可能会觉得明明妈这一天似乎还是过得不大好啊。“似乎”这个词我承认。但是，你看到最后就不会这么说了。在她审核客户A的方案被总经理打断后，她马上将“拿下客户B的合同”放到了长期收集箱中。这样，她就能很快地回归到专注的状态，继续完成手头的工作

而且，每完成一个任务，便可将其归入“今日完成”中，并在需要专注的事情后面记上所用番茄钟的数目
更重要的是：针对一些需要改善的事件进行复盘，反思如何做得更好

当天没有完成的便签重新贴回短期收集箱中。另外，在复盘之后，她马上将可以落实到行动上的点写到新便签上，放进了收集箱

这样的复盘可以让她不断地优化生活和工作中的各种事件，避开路上的坑，并找到做事的最佳路径。而且，做出这些后，她马上就可以进行新一轮的循环：将自己脑海中的待办事项放进收集箱，再到待办页……从理论来讲，她每天都可以通过这个方法保证在高价值目标上投入的时间，并提高自己利用时间的效率。做好了这一切后，明明妈便可以在对“明天会更好”的确信中，主动对明明爸道一声“晚安”，而后进入美梦中.